Dans l’écran des “Outils”, vous trouverez l’outil “Etudiants” dans la section “Importation”
L’importation de comptes utilisateurs de type “Etudiants” se fait sur base d’un fichier CSV.
Le format du csv est libre, vous pouvez nommer vos colonnes comme bon vous semble, et l’ordre des colonnes n’a aucun impact.
Exemple d’un fichier CSV minimum
Le format de ce fichier est libre mais il doit contenir au minimum trois colonnes représentant les informations suivantes :
- Identité de l’utilisateur, son UserPrincipalName (UPN), son login sur votre environnement : arnaud@ecole.be par exemple. A vous de définir tous ces identifiants, mais attention cet identifiant doit respecter quelques règles.
- Nom de l’étudiant : Son nom de famille
- Prénom : Son Prénom
Règles sur les identifiants Microsoft 365
- Pas d’espace, pas de blanc dans les identifiants
- Pas de caractères spécifiques comme par exemple les accents et autres
- Le nom de domaine, @ecole.be doit exister sur votre environnement Microsoft 365
- Chaque identifiant doit être unique
Import d’un fichier csv minimum
Le fichier source csv doit être fermé pour que l’application Teamy puisse l’ouvrir.
Je sélectionne mon fichier d’import CSV
Teamy me donne un aperçu du contenu, et ici je peux voir que certains caractères comme les accents ne sont pas chargés correctement. C’est lié au format d’encodage de mon fichier csv. La norme la plus standard est l’UTF8, mais ici elle ne convient pas.
En sélectionnant un autre format d’encodage, comme UTF7, on peut voir que le problème des accents disparait
Le séparateur de colonnes par défaut en CSV est le caractère point-virgule, mais il se pourrait que ce soit la virgule.
Vous pouvez adapter le séparateur.
Mapping des colonnes
Teamy va essayer de retrouver des colonnes de correspondance, pour les colonnes obligatoires, entre les informations attendues et ce qui se trouve dans le fichier csv que j’utilise.
Il n’a pas trouvé de colonne correspondante pour l’identité des utilisateurs à importer. A moi de faire la jonction manuellement.
Pour l’attribut “Nom d’affichage”, je n’ai pas de correspondance dans mon csv, Teamy va composer automatiquement la valeur en concaténant le prénom et le nom de famille de l’utilisateur.
Pour les autres attributs, Teamy ne les mettra pas à jour, car aucune correspondance n’est faite.
Les options :
- Assignation du mot de passe : Permet de définir une colonne csv pour l’attribution d’un mot de passe. Sans cette assignation, le mot de passe va être généré automatiquement de manière aléatoire pour chaque utilisateur importé
- Assignation de la licence : Vous importez des étudiants, Teamy attend que vous sélectionnez une licence de type Student
Tant que les mapping de colonnes, ou les options ne sont pas faites correctement, le bouton pour effectuer l’importation reste grisé. Si tout est correct, alors seulement il apparait
Avant d’effectuer l’importation, Teamy va faire une ultime vérification sur vos donées d’importation.
Ici, il n’a détecté aucune erreur, aucune alerte. L’importation va pouvoir se réaliser correctement à priori.
L’importation est en cours, vous pouvez suivre la progression, où décider de fermer cette fenêtre, l’importation continuera en mode silencieux.
Exemple d’un fichier CSV complet
Mon fichier CSV reprend 5 notions (scolaire), Classe, Niveau, Ecole, Batiment et Matricule de l’étudiant. Un profil utilisateur Microsoft 365 ne propose pas ce type d’information. Mais il existe des attributs standard que l’on peut exploiter pour y sauvegarder ces informations scolaires.
Ces attributs sont
- Poste
- Service
- Bureau
- Ville
- Région
A vous de définir quel attribut représente quoi dans vos données scolaires.
Ici je fais ce choix
Poste = Classe
Service = Niveau
Bureau = Batiment
Ville = Ecole
Région = Matricule
Mon fichier csv reprend aussi les éléments suivants :
- Nom d’affichage, car je souhaite attribuer moi-même le nom d’affichage à mes utilisateurs
- Password, car je veux assigner moi-même les mots de passes à mes utilisateurs
- Email Privé, car je veux assigner une adresse mail privée à mes utilisateurs
Au moment de l’importation, mon écran de mapping de colonnes donnera ceci
Si une association entre la donnée attendue et la colonne n’est pas bonne, vous pouvez la délier !
Après import, voici le résultat
Résultat de l’importation
Après chaque importation, un fichier csv résultat est généré sur votre poste de travail. Ce dernier se trouve dans
C:\Users\arnau\Documents\Teamy\<compte scolaire>\Imports
Mon import minimum donnera ceci
Les mots de passes généré automatiquement sont donc récupérable dans ce fichier
Mon import complet donnera ceci
Erreurs
Lors de l’importation, Teamy effectue une vérification de vos données. Voici quelques exemples d’erreurs
Ici mon fichier csv contient un doublon sur les identités des utilisateurs à importer.
On annule l’importation, et on corriger le fichier CSV aux lignes 2 et 7 pour supprimer le doublon.
Ici j’ai tenté d’importer en assignant moi-même les mots de passes. Il a détecté à la ligne 2, que le mot de passe à attribuer n’est pas conforme aux exigences de Microsoft 365
Ici j’ai tenté d’importer en assignant à mes utilisateurs une adresse mail privée. Il a détecté à la ligne 2 que l’adresse mail privée n’est pas correcte syntaxiquement
Ici lors de l’importation, il a détecté qu’en ligne 2, le domaine utilisé pour l’identité de l’utilisateur n’est pas conforme.
mytic.be n’est pas un domaine enregistré sur mon tenant Microsoft 365